ChatGPT業務利用の社内ルール｜中小企業向け

ChatGPTを業務で使うとき、最初に必要なのは高度なプロンプト集ではありません。まず必要なのは、社員が迷わず守れる社内ルールです。

中小企業では、便利なツールほど現場で先に使われます。誰かが試して、便利だと感じ、社内に広がる。それ自体は悪いことではありません。

ただし、顧客情報、見積、原価、契約内容、未公開資料を扱う業務では、ルールがないまま使うと危険です。ITC南とうほく事業協同組合では、生成AI導入支援の際に、ツールの使い方だけでなく、業務利用の前提となるルールづくりも重視しています。

社内ルールは、禁止よりも「判断できる形」にする

ChatGPTの社内ルールというと、長い規程を作るイメージがあるかもしれません。しかし、現場で使われるルールは、もっと具体的である必要があります。

たとえば、次のように分けると社員が判断しやすくなります。

大切なのは、「AIは危ないから禁止」ではなく、「ここまでは使える。ここから先は確認が必要」と線を引くことです。

当組合メンバーは、年商20億円規模の印刷業におけるDX支援にも関わってきました。印刷業では、見積、原稿、校正、デザイン、外注、納期、請求など、顧客ごとの情報が多くの工程を流れます。

このような業務でChatGPTを使う場合、便利だからといって、顧客名や未公開原稿、見積金額、原価情報をそのまま入力することは避けるべきです。

一方で、顧客名を伏せた相談内容、社内向けの一般的な作業手順、公開済みの商品説明、匿名化した問い合わせ内容であれば、文章整理やチェックリスト作成に活用しやすくなります。

現場で本当に必要なのは、「ChatGPTを使ってよいか」ではなく、「どの情報なら安全に使えるか」を社員が判断できることです。

まず、入力してはいけない情報を明確にします。

「何となく危なそう」では、社員は迷います。業務で出てくる具体例を使って禁止リストを作ることが重要です。

ChatGPTを安全に使うには、情報をそのまま入れない工夫が必要です。

たとえば、顧客名を「A社」、担当者名を「担当者」、具体的な金額を「概算金額」、商品名を「主力商品」のように置き換えます。固有名詞を外しても相談できる形に整えることで、リスクを下げながらAIを活用できます。

ただし、匿名化しても、複数の情報を組み合わせると相手が推測できる場合があります。地域、業種、案件内容、金額、時期などが重なる場合は、入力を避ける判断も必要です。

ChatGPTが作った文章は、もっともらしく見えることがあります。しかし、制度、補助金、契約、見積、法律、税務、労務などに関わる内容は、必ず人が確認しなければなりません。

社内ルールでは、次のように確認責任を決めます。

特に中小企業では、社内の確認者が曖昧なまま使い始めると、ミスが起きたときに責任の所在が不明確になります。

最初から全業務に広げる必要はありません。まずは、リスクが低く、効果を確認しやすい業務に限定します。

慣れてきたら、社内で使えるプロンプト例、確認手順、禁止例を蓄積していきます。

ChatGPTのルールは、一度作れば終わりではありません。社員が実際に使う中で、迷った場面、危なかった場面、便利だった使い方を集め、定期的に見直す必要があります。

最初は月1回、短い振り返りを行うだけでも十分です。「この使い方はよかった」「この情報は入力しない方がよい」「この業務はテンプレート化できる」といった知見を社内に残します。

ITC南とうほく事業協同組合では、ChatGPTや生成AIの活用を、社内ルール、業務整理、研修、運用定着まで含めて支援します。

まずは、御社の業務で「使ってよい情報」と「入れてはいけない情報」を一緒に整理します。お問い合わせはこちら